1. Responsables
Votre cabinet (l’organisation qui a un espace Dossierly) décide pourquoi et comment les renseignements personnels des clients sont traités pour ses services d’immigration. Ce cabinet est l’organisation responsable du dossier client. Les Solutions Yuzu Inc. exploite le logiciel et traite les renseignements des clients et des personnes qui réservent selon les instructions du cabinet, à titre de fournisseur de services. Les Solutions Yuzu Inc. est responsable des renseignements de compte du personnel qu’elle utilise pour exploiter le service (nom, courriel, identifiants d’authentification et données opérationnelles similaires). Si vous prenez rendez-vous ou remplissez un formulaire via le lien d’un cabinet, vous communiquez des renseignements à ce cabinet. Les Solutions Yuzu Inc. les héberge et les traite pour que le cabinet puisse utiliser le logiciel. Les questions sur les conseils d’immigration, les mandats, les honoraires ou l’utilisation de votre dossier par le cabinet doivent être adressées au cabinet — et non à Les Solutions Yuzu Inc. comme représentant.
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
La personne chargée de la protection des renseignements personnels chez Les Solutions Yuzu Inc. est Adrien Yvin, responsable de la protection des renseignements personnels, privacy@dossierly.ca. Cette boîte est le contact publié au sens de la Loi 25 et elle est surveillée pour les demandes de confidentialité. Vous pouvez écrire à la même adresse pour les questions LPRPDE concernant la plateforme. Siège social (domicile au registre des entreprises du Québec) : Unité 508, 80, rue Prince, Montréal (Québec) H3C 2M8. Numéro d’entreprise du Québec (NEQ) : 1182303132. Si vous êtes client d’un cabinet, adressez-vous d’abord à ce cabinet au sujet de votre dossier d’immigration.
3. Fins
Nous traitons des renseignements personnels pour : • Fournir le CRM, les questionnaires, la préparation de formulaires, le dépôt de documents, le portail client, le calendrier et la réservation publique • Authentifier le personnel et, si le cabinet l’active, l’accès au portail client • Offrir une messagerie sécurisée entre le cabinet et ses clients dans le portail client, et envoyer des avis par courriel indiquant qu’un nouveau message attend (l’avis ne contient jamais le message) • Permettre au cabinet d’envoyer des contrats à signer électroniquement et conserver la preuve de chaque signature • Envoyer le courriel transactionnel que le produit est configuré pour envoyer : confirmations de rendez-vous, liens de modification ou d’annulation, rappels configurés par le cabinet, invitations au portail, demandes de signature et messages de réinitialisation de mot de passe — et suivre la livraison de chaque courriel, afin de cesser d’écrire aux adresses rejetées ou qui signalent un pourriel • Envoyer aux membres du personnel du cabinet des avis facultatifs de période d’essai et d’abonnement, avec un lien de désabonnement • Synchroniser les plages occupées et les rendez-vous avec Google Agenda ou Outlook lorsqu’un consultant les connecte, et créer un lien Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom lorsque cet outil de réunion est choisi • Assurer la sécurité, prévenir les abus de réservation et la devinette de mots de passe, conserver les journaux d’audit et exploiter le service • Percevoir les honoraires de consultation via Square ou Stripe lorsque le cabinet connecte un processeur de paiement, et reporter les factures fiscales correspondantes dans Sage lorsque le cabinet connecte Sage Comptabilité • Lorsque le cabinet active le module finances : factures, montants de paie, importations bancaires et fiches de partenaires (clients/fournisseurs) • Facturer le logiciel au cabinet via Stripe lorsqu’un forfait payant s’applique • Respecter les obligations légales applicables à Les Solutions Yuzu Inc. à titre de fournisseur de services et d’entreprise Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous n’utilisons pas le contenu des dossiers clients à des fins publicitaires ni pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle, et nous ne le transmettons pas à des services tiers de ROC ou d’IA. Nous n’envoyons pas de messages électroniques commerciaux de marketing aux clients ni aux personnes qui réservent. Les courriels d’essai et de produit au personnel du cabinet comprennent un moyen de se désabonner, comme l’exige la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) pour ces messages. Nous n’utilisons pas les renseignements personnels à de nouvelles fins sans avis et, lorsque la loi l’exige, un nouveau consentement.
4. Ce que nous recueillons
Selon l’usage du produit, cela peut comprendre : Personnel et cabinet : nom, courriel, rôle (propriétaire, admin, membre ou comptabilité), champs du profil de représentant utilisés sur l’IMM 5476, identifiants d’authentification, langue par défaut du cabinet et — si un membre du personnel se connecte avec Google ou Microsoft, ou si un consultant connecte Google Agenda, Outlook, Google Meet, Teams ou Zoom — le courriel de ce compte connecté. Clients et personnes qui réservent : prénom, nom, courriel, téléphone, adresse (lorsqu’elle est demandée à la réservation), langue préférée, champs de statut d’immigration consignés par le cabinet, réponses aux questionnaires, questions supplémentaires d’un formulaire de réservation, documents justificatifs téléversés (par exemple un passeport), notes de consultation et fichiers de formulaires générés. Les dossiers d’immigration comprennent souvent des renseignements sensibles et peuvent inclure des membres de la famille, y compris des mineurs. Lorsqu’un cabinet les consigne pour les formulaires IRCC ou le dossier, la fiche de la personne peut aussi comprendre un numéro d’assurance sociale (NAS) et un numéro de passeport. Ces deux champs sont chiffrés au niveau de l’application avec la clé du cabinet. Messages sécurisés (lorsque la messagerie sécurisée est offerte dans le portail client du cabinet) : texte des messages, pièces jointes et leurs noms de fichier, auteur et moment de chaque message, clients qui peuvent voir chaque conversation, caviardage éventuel d’un message et son auteur, et statut de lecture. Les messages sont conservés dans le portail, pas dans le courriel. Contrats et signatures électroniques (lorsqu’un cabinet envoie un contrat à signer) : le document du contrat, le nom et le courriel de chaque signataire, le nom saisi ou l’image de la signature tracée, le moment où le signataire a consenti à signer électroniquement et le texte de consentement affiché, l’adresse IP et l’agent utilisateur du navigateur du signataire, ainsi qu’une empreinte SHA-256 du document signé permettant de détecter toute modification ultérieure. Les noms saisis et les images de signature sont chiffrés avec la clé du cabinet. Réservations : heure du rendez-vous, service, consultant, moment de l’acceptation de l’avis de confidentialité, liens de réunion lorsqu’ils sont créés, identifiants de réunion Zoom ou Teams, et hachage du courriel et de l’IP utilisés uniquement pour limiter les abus sur la page publique de réservation. Calendrier et réunions (seulement si un consultant les connecte) : jetons OAuth chiffrés; le courriel du compte connecté; les plages occupées et les titres d’événements de Google Agenda ou d’Outlook; et les URL de réunion. Les nouvelles réservations sont écrites dans le calendrier connecté avec le nom, le courriel et le téléphone de la personne. Si Zoom est l’outil de réunion, nous créons une réunion Zoom sur le compte de ce consultant (titre et horaire), puis stockons l’identifiant et le lien. Nous n’envoyons pas le courriel de la personne comme inscrit Zoom, n’accédons pas aux enregistrements infonuagiques, au clavardage ni au téléphone Zoom, et n’utilisons pas les données Zoom à des fins publicitaires. Paiements (seulement si le cabinet connecte Square ou Stripe) : identifiants de paiement, montant, statut et coordonnées nécessaires pour créer le débit. Finances (seulement si le cabinet active ce module) : noms et coordonnées de facturation des partenaires, factures et paiements, montants de paie et chiffres de crédits d’impôt consignés par le cabinet, et données d’importation bancaire. La fiche d’employé du module finances ne stocke pas de NAS. Comptabilité (seulement si le cabinet connecte Sage) : nom, courriel, adresse de facturation et montants de facture transmis à l’entreprise Sage du cabinet. Livraison des courriels : pour chaque courriel envoyé, le type de message, le moment de l’envoi et son statut (livré, retardé, rejeté ou signalé comme pourriel). L’adresse du destinataire n’est conservée que sous forme de hachage à clé. Si une adresse est rejetée ou signale un pourriel, son hachage est ajouté à une liste de suppression afin que nous cessions de lui écrire. Technique : événements d’audit de sécurité (y compris l’adresse IP et l’agent utilisateur du navigateur pour certaines actions), nombre de tentatives de connexion et de réinitialisation échouées par adresse IP, hachage d’IP et de courriel pour le contrôle des abus de réservation (environ 14 jours) et — seulement si vous y consentez — des mesures d’usage et de performance. Les cabinets ne doivent recueillir que ce qui est nécessaire au mandat. Les questions supplémentaires de réservation sont stockées avec le rendez-vous. Nous n’exploitons pas de système d’identification biométrique. Nous ne recevons pas, n’ingérons pas et ne classons pas de courriel client entrant dans le produit, et les réponses à nos courriels ne sont pas reçues. La correspondance sur le dossier entre le client et le cabinet se fait dans la messagerie sécurisée du portail.
5. Consentement et avis
Les cabinets sont responsables d’obtenir un consentement valable lorsque la loi l’exige — y compris un consentement exprès pour les renseignements sensibles et, au Québec, l’autorisation d’un parent ou tuteur avant de recueillir des renseignements sur un enfant de moins de 14 ans — et d’expliquer leurs mandats et pratiques de confidentialité. Le personnel doit accepter la présente politique et les conditions générales lors de la création d’un compte. Le portail client exige les deux cases lorsque le client définit pour la première fois un mot de passe ou se connecte avec Google ou Microsoft. La réservation publique exige les deux cases avant l’envoi. Cocher ces cases constitue un consentement au traitement décrit ici, sous réserve des instructions du cabinet et de la loi. Ces cases ne sont pas précochées. Les outils d’agenda, de réunion, de paiement et de comptabilité sont désactivés tant qu’un membre du personnel ou le cabinet ne les connecte pas. Les connecter constitue une instruction de communication à ce fournisseur. L’analytique facultative est désactivée tant que vous ne l’acceptez pas dans la bannière de témoins. Vous pouvez refuser en ne créant pas de compte, en n’utilisant pas le lien ou en ne réservant pas. Vous pouvez demander au cabinet de retirer le consentement ou de supprimer des renseignements, sous réserve des règles professionnelles de conservation. Certains traitements (journaux de sécurité et conservation légale) peuvent se poursuivre lorsque la loi le permet.
6. Gouvernance
Les Solutions Yuzu Inc. tient des politiques sur la collecte, l’utilisation, l’accès, la conservation, la destruction, les incidents de confidentialité et les fournisseurs. Un résumé en langage clair et des modèles connexes peuvent être téléchargés depuis cette page et depuis Paramètres → Sécurité dans l’espace d’un cabinet. Les cabinets demeurent responsables de leur propre gouvernance envers leurs clients, y compris une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée lorsque la Loi 25 l’exige.
7. Mesures de protection
Nous appliquons des mesures proportionnées à la sensibilité des dossiers d’immigration, notamment : • Chiffrement en transit (TLS) • Chiffrement au repos côté infrastructure pour la base de données, l’authentification et le stockage de fichiers • AES-256-GCM au niveau applicatif pour les documents clients téléversés et pour de nombreux champs clients (noms, courriels, téléphones, notes, réponses aux questionnaires, NAS et numéro de passeport, coordonnées des personnes qui réservent, texte des messages sécurisés et noms des pièces jointes, noms et images de signature, etc.), avec une clé distincte par cabinet • Certains champs opérationnels ne reçoivent pas ce chiffrement applicatif (par exemple la langue préférée, les libellés de statut d’immigration, les horaires de rendez-vous et les métadonnées d’audit) • Contrôles d’accès limités à chaque cabinet : les propriétaires, admins et membres travaillent les dossiers clients; les utilisateurs Comptabilité voient les finances mais pas les dossiers d’immigration; seuls les propriétaires et admins gèrent les réglages, la conservation et le journal d’audit • Privilèges service_role limités à des chemins serveur • Liens de réservation, de signature et de portail identifiés par des jetons imprévisibles conservés seulement sous forme hachée; limites de réservation fondées sur le hachage du courriel et de l’IP • Mots de passe du personnel gérés par Supabase Auth; mots de passe du portail client conservés dans un schéma privé et vérifiés seulement côté serveur; politique de mots de passe et limites par IP des tentatives de connexion et de réinitialisation échouées; la connexion Google ou Microsoft facultative au portail client est vérifiée côté serveur et ne crée pas de compte du personnel • Les messages sécurisés ne sont visibles que par le personnel du cabinet et par les clients que le cabinet ajoute à la conversation. La conversation principale d’un dossier n’est visible que par le demandeur principal jusqu’à ce que le personnel ajoute un codemandeur. Un client retiré d’un dossier perd immédiatement l’accès à ses conversations. Un message envoyé ne peut pas être modifié; le personnel peut le caviarder, et chaque caviardage est consigné au journal d’audit. Dès que la messagerie est offerte, une session du portail client se ferme après 45 minutes d’inactivité; toute session du portail prend fin après 30 jours Le personnel de Yuzu qui détient la clé d’enveloppe de la plateforme peut techniquement déchiffrer les clés des cabinets pour exploiter, restaurer ou sécuriser le service, ou pour respecter la loi. Nous limitons cet accès sur le plan opérationnel. Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est parfaitement sûre. Vous utilisez le service en comprenant ce risque résiduel.
8. Conservation et destruction
Les dossiers clients et les projets restent tant que l’espace du cabinet est actif. Le Règlement sur la gestion des dossiers clients du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté exige qu’un dossier client fermé soit conservé dans un lieu sûr et accessible pendant au moins six ans après sa fermeture. Un dossier est fermé lorsque le personnel le ferme ou lorsqu’il atteint une décision finale (accordé, refusé ou terminé). Lorsqu’un dossier est fermé, le produit fixe une date de conservation de six ans après la fermeture, pour correspondre à ce minimum. Cette conservation professionnelle est une fin documentée. Un client peut demander au cabinet de supprimer ses renseignements (y compris depuis la page Sécurité du portail client). Jusqu’à la date de conservation, le cabinet ne peut généralement pas détruire un dossier fermé dans le produit. Lorsque les fins sont accomplies, la Loi 25 du Québec exige la destruction ou l’anonymisation. La suppression d’une personne ou d’un projet dans l’espace efface les renseignements personnels de cet enregistrement dans l’application : champs d’identité et de coordonnées (y compris le NAS et le numéro de passeport lorsqu’ils sont stockés), notes, documents téléversés, réponses aux questionnaires, documents de contrat, accès au portail et réservations liées (y compris une tentative de supprimer l’événement Google Agenda ou Outlook correspondant et toute réunion Zoom ou Teams créée pour celui-ci). La déconnexion de Zoom dans Réglages supprime les jetons OAuth Zoom de ce membre du personnel dans Dossierly. Les personnes qui restent sur un autre dossier du cabinet sont conservées. Après la date de conservation, un administrateur du cabinet peut détruire un dossier fermé. La destruction efface les documents, les réponses aux questionnaires et les conversations du dossier, ainsi que les fiches des clients qui n’ont pas d’autre dossier au cabinet; les contrats de mandat signés restent sur le dossier jusqu’à la suppression du projet. Une ligne de projet de substitution et une entrée chiffrée au registre de destruction (nom du client et résumé du service) sont conservées pour le dossier professionnel du cabinet. Les lignes d’audit de sécurité pour ce dossier ou cette personne sont conservées comme preuve que l’action a eu lieu, l’adresse IP, l’agent utilisateur et les métadonnées d’événement étant retirés. Les messages sécurisés suivent l’enregistrement auquel ils appartiennent. Les messages d’une conversation sur un dossier font partie de ce dossier client : ils sont conservés pendant la même période, inclus dans l’exportation du dossier et détruits avec lui. La conversation générale d’un client avec le cabinet (non liée à un dossier) est incluse dans l’exportation d’accès de cette personne et effacée lorsque la personne est supprimée. Comme les avis de message envoyés par courriel ne contiennent aucun contenu, aucun texte de message ne demeure dans les boîtes de courriel ni chez le fournisseur de courriel. Le propriétaire de l’espace peut supprimer l’espace entier dans Réglages après avoir confirmé qu’il détient une sauvegarde conforme aux exigences du Collège. L’abonnement est alors annulé et les fiches et fichiers du cabinet sont purgés immédiatement. Nous ne conservons que les coordonnées du propriétaire (chiffrées) et les identifiants des enregistrements supprimés, comme preuve de la suppression. Les événements d’abus de réservation hachés sont supprimés après environ 14 jours, et aussi pour le courriel d’une personne effacée. Les registres de livraison des courriels et la liste de suppression hachée sont conservés tant qu’ils sont nécessaires pour éviter d’écrire aux adresses rejetées ou qui ont signalé un pourriel. Les courriels déjà envoyés, les copies d’événements ou de réunions détenues par Google, Microsoft ou Zoom, les dossiers de paiement chez Square ou Stripe, les factures chez Sage, et les copies de sauvegarde ou de récupération à un instant donné peuvent survivre à une suppression dans l’application jusqu’à leur expiration. Les cabinets restent responsables de leurs devoirs de conservation professionnelle et de destruction sécuritaire, ainsi que de la conservation des registres financiers et fiscaux pendant les durées exigées par l’Agence du revenu du Canada et Revenu Québec.
9. Communication et fournisseurs
Nous faisons appel à deux types de fournisseurs. Les sous-traitants exploitent Dossierly dans nos propres comptes. Chacun est lié par un addenda sur le traitement des données qui limite l’usage des renseignements à la prestation de son service et exige la confidentialité, des mesures de sécurité, l’avis des incidents de sécurité, et la suppression ou la restitution à la fin du service : • Supabase (Canada) — base de données, authentification, stockage de fichiers et sauvegardes • Vercel — hébergement de l’application (fonctions serveur à Montréal; les requêtes transitent par le réseau périphérique mondial de Vercel), journaux de plateforme, et Web Analytics et Speed Insights facultatifs • Resend — courriel transactionnel sortant lorsque l’envoi est configuré (confirmations, rappels, liens de gestion, invitations au portail, demandes de signature, messages de réinitialisation de mot de passe, avis sans contenu indiquant qu’un message sécurisé attend dans le portail, et avis de période d’essai au personnel du cabinet), et événements de livraison qui nous sont retournés. Resend ne reçoit ni le texte des messages sécurisés, ni les pièces jointes, ni leurs noms, ni les titres de dossier, et nous n’utilisons pas Resend pour recevoir du courriel • Stripe — facturation de l’abonnement Dossierly du cabinet lorsqu’un forfait payant s’applique. Stripe agit aussi pour son propre compte à des fins comme la prévention de la fraude et la conformité légale Les intégrations sont désactivées tant que personne n’y connecte un compte. Le fournisseur traite alors les renseignements selon la propre entente du titulaire du compte avec lui (par exemple les conditions Google Workspace ou Microsoft 365 du cabinet) : • Google — seulement si un membre du personnel se connecte avec Google, si le cabinet active la connexion Google sur le portail client, ou si un consultant connecte Google Agenda ou Google Meet • Microsoft — seulement si un consultant connecte le calendrier Outlook ou Microsoft Teams, si un membre du personnel se connecte avec Microsoft, ou si le cabinet active la connexion Microsoft sur le portail client • Zoom — seulement si un consultant connecte Zoom • Stripe Connect — seulement si le cabinet connecte son propre compte Stripe pour les paiements de consultation • Square — seulement si le cabinet connecte Square pour les réservations tarifées • Sage Business Cloud Comptabilité — seulement si le cabinet connecte Sage pour apparier les clients par courriel et reporter les factures fiscales La liste des sous-traitants, téléchargeable depuis cette page, renvoie à l’addenda de chacun. Nous ne communiquons pas le contenu des dossiers clients à des tiers pour leur marketing. Nous pouvons communiquer des renseignements si la loi l’exige (par exemple une ordonnance d’un tribunal ou une demande légale d’un organisme public), pour protéger des droits et la sécurité, ou sur instructions du cabinet (par exemple l’envoi d’un rappel rédigé par le cabinet). Les Solutions Yuzu Inc. ne dépose rien elle-même auprès d’IRCC, du MIFI ou d’autres autorités; c’est le cabinet qui le fait. Lorsqu’un consultant connecte un calendrier, ce fournisseur reçoit les détails de réservation que le produit y écrit (y compris le nom, le courriel et le téléphone de la personne), et nous recevons les plages occupées et les titres d’événements de ce calendrier. Lorsque Zoom est connecté, Zoom reçoit le titre et l’heure de début et de fin de la réunion sur le compte Zoom de ce consultant et renvoie une URL de participation. Lorsque Square ou Stripe est connecté pour les honoraires de consultation, ce processeur reçoit le montant et les coordonnées du payeur nécessaires pour terminer le paiement. Lorsque Sage est connecté, Sage reçoit le nom, le courriel, l’adresse de facturation et les montants de facture du client pour la comptabilité du cabinet.
10. Lieu de traitement
Les données applicatives principales (base de données, authentification, fichiers et sauvegardes) sont hébergées au Canada (AWS Canada Central — Montréal — via Supabase). Les messages sécurisés du portail, leurs pièces jointes et les preuves de signature électronique y sont conservés avec les autres données applicatives. L’application est exécutée chez Vercel. Ses fonctions serveur — le code qui lit et écrit vos données — s’exécutent dans la région de Montréal de Vercel. Les requêtes transitent par le réseau périphérique mondial de Vercel, et Vercel conserve les journaux de plateforme et les métadonnées de déploiement aux États-Unis. L’analytique facultative, si vous l’acceptez, est traitée aux États-Unis. Le courriel via Resend, la facturation Stripe, ainsi que Google, Microsoft, Zoom, Square, Stripe Connect ou Sage lorsqu’un membre du personnel ou le cabinet connecte ces services, sont traités par ces fournisseurs hors du Canada, y compris aux États-Unis (et, pour Sage, généralement au Royaume-Uni). Les renseignements conservés dans un autre pays peuvent être accessibles aux tribunaux, aux forces de l’ordre et aux autorités de sécurité nationale de ce pays en vertu de ses lois. Si vous êtes au Québec, certains renseignements personnels peuvent donc être communiqués à l’extérieur du Québec. Les Solutions Yuzu Inc. a évalué ces communications en vertu de la Loi 25. Les cabinets qui activent un agenda, une réunion, un paiement ou un outil comptable nous donnent l’instruction d’envoyer les renseignements concernés à ce fournisseur et demeurent responsables de leurs propres évaluations de transfert lorsque la loi l’exige. Les cabinets de l’Alberta doivent aussi informer leurs clients qu’ils utilisent des fournisseurs de services hors Canada, comme l’exige la PIPA de l’Alberta; la liste téléchargeable des sous-traitants indique les pays.
11. Témoins et données d’utilisation
Des témoins essentiels font fonctionner le service. Ils conservent une session authentifiée (personnel ou portail client), l’espace du cabinet dans lequel vous travaillez, votre préférence de langue, quelques préférences d’interface (comme l’état replié de la barre latérale) et votre choix concernant l’analytique. Des témoins de courte durée (environ 10 minutes) conservent aussi votre acceptation de ces documents et l’état d’une connexion Google ou Microsoft ou d’une réinitialisation de mot de passe en cours. Ces témoins sont nécessaires au service et ne servent pas à vous suivre sur d’autres sites. Vercel Web Analytics et Speed Insights sont facultatifs. Ils recueillent des données de pages vues et de performance pour nous aider à exploiter le produit. Ils ne servent pas à vendre de la publicité ni à établir des profils. Ils sont désactivés tant que vous ne les acceptez pas dans la bannière. Vous pouvez refuser et modifier votre choix plus tard en effaçant le témoin d’analytique. Les paramètres qui assurent le plus haut niveau de confidentialité s’appliquent par défaut : l’analytique reste désactivée sauf si vous l’activez.
12. Vos droits
Sous réserve de la LPRPDE, de la Loi 25 du Québec, des PIPA de l’Alberta et de la Colombie-Britannique et des autres lois applicables, une personne peut demander l’accès à ses renseignements personnels, la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques, leur suppression, une copie des renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé (à elle-même ou à une autre organisation), le retrait de son consentement, ou des renseignements sur la façon dont ses renseignements sont traités et à qui ils ont été communiqués. Au Québec, une personne peut aussi demander qu’une organisation cesse de diffuser ses renseignements ou désindexe un hyperlien lorsque les conditions de la Loi 25 sont remplies. Nous répondons dans les 30 jours. Lorsque la LPRPDE le permet, nous pouvons prolonger ce délai une fois d’au plus 30 jours et vous en indiquerons le motif. L’accès est gratuit; des frais raisonnables peuvent être exigés seulement pour la transcription, la reproduction ou la transmission, et le montant vous sera communiqué à l’avance. Si nous refusons une demande, nous en donnons les motifs par écrit et indiquons vos recours. Nous pouvons demander des renseignements pour vérifier votre identité avant d’agir. Les clients qui utilisent le portail peuvent ouvrir Sécurité. Ils peuvent y télécharger une copie de leurs renseignements et de ceux des autres personnes liées aux dossiers d’immigration auxquels ils appartiennent, et envoyer une demande de suppression au contact juridique ou de sécurité du cabinet. Cette demande n’est pas un effacement immédiat : le Collège et ce produit conservent un dossier client fermé pendant six ans après la fermeture, comme décrit à la section 8. Jusqu’à la fin de ce délai, le cabinet ne peut généralement pas détruire le dossier dans le produit. Ensuite, un administrateur peut le détruire comme décrit à la section 8. Les clients et les personnes qui réservent peuvent aussi s’adresser directement au cabinet. Les personnes qui réservent peuvent utiliser les liens de modification ou d’annulation de leur courriel de confirmation tant que ces liens sont valides. Les administrateurs du cabinet peuvent utiliser les outils d’exportation du produit (export JSON de la personne et ZIP du dossier) et, lorsque la conservation professionnelle le permet, supprimer une personne ou détruire un dossier fermé. Vous pouvez aussi communiquer avec Les Solutions Yuzu Inc. aux coordonnées ci-dessous. Les plaintes sur la façon dont Les Solutions Yuzu Inc. traite les renseignements personnels sont examinées par le responsable de la protection des renseignements personnels, qui répond par écrit dans les 30 jours. Vous pouvez aussi porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada; au Québec, auprès de la Commission d’accès à l’information; en Alberta, auprès du Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Alberta; et en Colombie-Britannique, auprès du Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique.
13. Incidents de confidentialité
Les Solutions Yuzu Inc. tient un registre des incidents de confidentialité. Si nous prenons connaissance d’un incident, nous évaluerons s’il crée un risque de préjudice sérieux (Québec) ou un risque réel de préjudice grave (LPRPDE). Lorsque la loi l’exige, nous aviserons la Commission d’accès à l’information et/ou le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, aviserons les cabinets concernés, et leur fournirons les faits nécessaires pour aviser leurs clients. Nous aviserons les personnes directement lorsque nous sommes l’organisation responsable de ces renseignements ou lorsqu’un cabinet ne peut raisonnablement le faire. Ceci n’est pas une renonciation à un moyen de défense. L’avis est donné parce que la loi l’exige lorsque le seuil est atteint.
14. Enfants et personnes à charge
Le service peut stocker des renseignements sur des mineurs lorsqu’ils font partie d’un dossier d’immigration. Les cabinets doivent s’assurer que la collecte est nécessaire et, au Québec, généralement autorisée par un parent ou un tuteur si l’enfant a moins de 14 ans, ou autrement permise par la loi. Les Solutions Yuzu Inc. ne recueille pas sciemment de renseignements d’enfants, sauf à titre de fournisseur de services selon les instructions d’un cabinet.
15. Décisions automatisées
Dossierly ne prend pas de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de renseignements personnels qui produit des effets juridiques ou des effets semblables significatifs à l’égard d’une personne. Le remplissage de formulaires est une aide à la rédaction. Le personnel titulaire de permis doit réviser chaque formulaire et chaque dépôt. Si cela change, nous le dirons dans cette politique et fournirons les informations exigées par la loi.
16. Modifications de cette politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter des changements de produit, de droit ou de sécurité. La date de « Dernière mise à jour » changera alors. Les changements importants seront signalés dans le produit ou aux administrateurs du cabinet lorsque c’est possible. Lorsque la loi exige un nouveau consentement, nous le demanderons. En juin 2026, le gouvernement fédéral a déposé le projet de loi C-36 (Loi sur la protection de la vie privée et des données des consommateurs) pour remplacer les règles de la LPRPDE sur la vie privée; il n’est pas encore en vigueur. Si cette loi ou une autre entre en vigueur, nous mettrons cette politique à jour. Les changements importants à l’avenant relatif au traitement des données exigent une nouvelle acceptation dans le produit par un administrateur du cabinet. Tous les utilisateurs voient un résumé de ces changements sur le tableau de bord. Si un administrateur n’accepte pas dans les sept jours, l’espace passe en lecture seule jusqu’à l’acceptation. Ce verrouillage ne supprime pas les données.
17. Extension de navigateur Dossierly pour IRCC
Le personnel titulaire d’un cabinet peut installer l’extension facultative Dossierly pour IRCC (Chrome ou navigateurs compatibles) pour transférer des données de dossier depuis Dossierly vers des pages de portails représentants d’IRCC déjà ouvertes par le membre du personnel. L’extension fait partie du même service et est régie par la présente politique et les conditions générales. Connexion : lorsqu’un membre du personnel connecte l’extension, il ouvre une session sur Dossierly dans le navigateur et autorise l’extension. Nous émettons des jetons d’accès et de dossier de courte durée liés à ce membre, au cabinet, au dossier, au client et au portail. Seuls les identifiants d’extension que nous autorisons peuvent se connecter. Ce que l’extension accède : avec la session du personnel, l’extension appelle les API de Dossierly pour lister les dossiers accessibles, charger une correspondance pour le portail détecté et charger les champs du questionnaire et de la personne nécessaires à la page courante. Elle peut lire l’URL de l’onglet du portail et les champs du formulaire pour appliquer la correspondance, afficher un aperçu et écrire les valeurs que le personnel approuve. Elle ne soumet pas de demandes à IRCC ni à une autorité gouvernementale. Ce qui demeure sur l’appareil : l’extension conserve l’URL de base de l’API, les jetons d’accès et les jetons de dossier actifs dans le stockage de l’extension (y compris le stockage de session le cas échéant). Les jetons sont effacés lorsque le personnel se déconnecte ou à l’expiration. Journalisation : nous enregistrons la santé de l’extension et des événements d’audit sur nos serveurs. Les entrées d’audit utilisent les clés de champs de la correspondance, et non les valeurs remplies, et sont liées à la chronologie du dossier lorsque c’est configuré. Hôtes de portail facultatifs : l’accès aux sites de portail d’IRCC est demandé seulement lorsque le personnel utilise le remplissage sur ces sites. Les sites gouvernementaux ont leurs propres pratiques de confidentialité; le cabinet demeure responsable de ce qu’il dépose. L’extension n’est pas affiliée à IRCC ni au MIFI. Le personnel doit réviser chaque aperçu avant d’appliquer et avant tout dépôt que le cabinet effectue hors de l’extension.
18. Contact
Responsable de la protection des renseignements personnels, Les Solutions Yuzu Inc. : Adrien Yvin — privacy@dossierly.ca (boîte surveillée pour les demandes de confidentialité) Siège social : Unité 508, 80, rue Prince, Montréal (Québec) H3C 2M8 Numéro d’entreprise du Québec (NEQ) : 1182303132 Si vous êtes client d’un cabinet, adressez-vous à ce cabinet pour les demandes concernant votre dossier d’immigration ou votre réservation. Des modèles pour les cabinets sont disponibles en téléchargement sur cette page.