Aide et soutien

Appel d’intégration gratuit

Chaque nouveau cabinet a droit à un appel individuel gratuit pour configurer l’espace de travail : votre profil et vos renseignements de représentant, vos heures et votre agenda, vos services et paiements, et votre premier dossier. Vous quittez un autre système? Envoyez-nous votre liste de clients en CSV ou en tableur, et notre équipe l’importe pour vous sans frais.

Comment nous joindre

Écrivez à l’adresse ci-dessous pour joindre le soutien. Les guides pour ajouter et retirer les applications connectées, y compris Zoom, sont sur la page de documentation.

Heures de soutien

Du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h, heure de Montréal (heure de l’Est). Fermé le samedi et le dimanche.

Premier délai de réponse

Nous répondons dans un délai maximal de 48 heures.

Bien démarrer

Votre cabinet profite de 30 jours gratuits dès sa création, sans carte de crédit. La configuration prend quelques minutes.

1. Créez votre compte, puis choisissez les modules dont votre espace de travail a besoin. Immigration ajoute Clients et Dossiers.
2. Nommez votre cabinet et acceptez l’entente de traitement des données.
3. Suivez la liste de bienvenue : votre profil, vos renseignements de représentant pour l’IMM 5476, vos heures hebdomadaires, votre agenda, votre outil de réunion, un premier service, les paiements et votre équipe. Chaque étape est facultative.
4. Créez votre premier dossier depuis l’Accueil.

Tout ce qui reste sur la liste demeure à l’Accueil jusqu’à ce que vous le terminiez, et vous pouvez y relancer la visite guidée.

Clients et dossiers

Un client est une fiche durable : identité, coordonnées, notes, statut d’immigration actuel et dates importantes. La même fiche le suit dans tous les dossiers auxquels il appartient. Un dossier correspond à une demande ou à un mandat. Choisissez le programme et ajoutez les personnes concernées sur un seul écran. Chaque dossier regroupe ses formulaires d’IRCC, ses demandes de documents, ses réservations, ses paiements, son contrat, ses notes et ses messages. Par défaut, chaque personne d’un dossier doit fournir un passeport et une photo; ajoutez d’autres demandes de documents au besoin. Quand un client téléverse un document, approuvez-le ou refusez-le. Un refus envoie au client votre commentaire et un lien pour téléverser de nouveau. La fermeture d’un dossier lance sa période de conservation de six ans (voir Exportation et suppression des données).

Portail client

Invitez un client au portail depuis son dossier. Il se connecte avec le courriel inscrit au dossier et son propre mot de passe, et vous pouvez aussi permettre la connexion avec Google ou Microsoft. Les utilisateurs du portail sont gratuits et n’occupent jamais de siège. Dans le portail, les clients répondent au questionnaire, téléversent les documents demandés, signent les contrats, paient ce qu’ils doivent, voient leurs rendez-vous et échangent des messages sécurisés avec votre équipe. Si une convention attend sur un dossier, le portail reste verrouillé jusqu’à ce que le client la signe. Depuis la page Sécurité du portail, les clients peuvent télécharger une copie de leurs renseignements ou envoyer une demande de suppression à votre cabinet. La personne responsable de la confidentialité de votre cabinet reçoit la demande; en raison de la période de conservation du Collège, le dossier n’est pas effacé immédiatement.

Réservation et paiements

Les clients réservent des consultations sur votre page de réservation publique. Elle n’offre que les services que vous ajoutez, pendant les heures que vous publiez.

1. Dans Paramètres → Calendrier, définissez vos heures hebdomadaires et connectez Google Agenda ou Outlook pour que les réservations s’y ajoutent et que vos autres événements bloquent ces plages.
2. Sur le même écran, choisissez Google Meet, Teams ou Zoom pour que chaque réservation ait un lien de réunion.
3. Ajoutez un service avec son prix et une description dans chaque langue que vous servez. Seuls les services actifs apparaissent sur la page de réservation. Les administrateurs gèrent les services.
4. Dans Paramètres → Paiements, connectez Stripe ou Square (un seul à la fois) pour que les clients paient en réservant.
5. Partagez votre page de réservation, ou envoyez un lien de réservation unique depuis un dossier. Un lien unique ne sert qu’une fois et expire après 7 jours.

Pour chaque service, vous pouvez permettre de payer plus tard avec jusqu’à trois courriels de rappel, fixer un prix urgent et joindre un contrat ou un formulaire de réservation. Dans un dossier, vous pouvez diviser la facture en paiements nommés, chacun avec son propre lien. Dossierly ne prend aucune commission sur les paiements des clients; Stripe ou Square facturent leurs propres frais.

Contrats et signature électronique

Rédigez chaque modèle de contrat une fois par langue que vous servez, et insérez des variables (client, réservation et formulaire) aux bons endroits. Joignez un contrat à un service : il est envoyé pour signature quand un client réserve. Le client signe en premier; vous contresignez ensuite à la main, ou activez la signature automatique pour appliquer votre signature enregistrée. Pour envoyer un contrat sans réservation, comme une convention de services, ouvrez Contrats et envoyez-le par courriel à n’importe qui. Chaque signataire reçoit un lien personnel. Lier le contrat à un dossier remplit les détails du dossier et classe la copie signée avec ses documents. Une convention sur un dossier garde le portail du client verrouillé jusqu’à sa signature.

Formulaires PDF d’IRCC

Dossierly remplit 23 formulaires d’IRCC, en français et en anglais, à partir d’un seul questionnaire par dossier.

1. Ouvrez un dossier. Son programme détermine les formulaires nécessaires.
2. Invitez le client au portail pour qu’il réponde au questionnaire, ou remplissez-le vous-même.
3. Révisez et corrigez les réponses. Pour l’IMM 1294, la validation signale les réponses incohérentes entre elles.
4. Téléchargez les PDF remplis et vérifiez-les avant de les soumettre à IRCC.

L’IMM 5476 (Recours aux services d’un représentant) est rempli à partir du profil du représentant assigné : inscrivez vos renseignements du CCIC dans les paramètres de votre compte. IRCC exige que quelques réponses soient écrites à la main, et Dossierly vous le rappelle en générant ces formulaires. Paramètres → Formulaires IRCC indique l’édition de chaque formulaire que nous remplissons et le résultat de notre vérification hebdomadaire sur canada.ca. Dossierly ne soumet jamais rien à IRCC; c’est votre cabinet qui le fait. Bientôt : Dossierly for IRCC, une extension Chrome qui remplit les portails de représentants en ligne d’IRCC à partir d’un dossier. Vous prévisualisez et appliquez chaque page vous-même; elle ne soumet jamais rien.

Équipe et rôles

Invitez votre personnel depuis Paramètres → Équipe et attribuez un rôle à chaque personne : • Propriétaire : un seul par espace de travail. A tous les droits d’administration et peut, seul, transférer la propriété ou supprimer l’espace de travail. • Administrateur : gère les paramètres, les invitations, les services et contrats ainsi que le journal d’audit, et peut détruire les dossiers une fois leur période de conservation terminée. • Membre : travaille sur tous les dossiers clients du cabinet et peut supprimer ce qu’il a créé. • Comptabilité : voit le module Finance (si votre espace de travail l’a), pas les dossiers d’immigration. Après l’essai, chaque personne avec licence occupe un siège payant. Pendant l’essai, vous pouvez inviter autant de personnes que nécessaire. Une invitation ne change jamais la facturation à elle seule : ajoutez d’abord un siège, ou invitez la personne sans licence pour qu’elle n’occupe aucun siège. Le personnel peut activer l’authentification à deux facteurs pour sa propre connexion, et les administrateurs peuvent l’exiger pour tout le personnel dans Paramètres → Conformité.

Facturation et période d’essai

L’essai dure 30 jours à partir de la création de votre cabinet, sans carte de crédit, et nous vous envoyons des rappels en cours de route. Abonnez-vous depuis Paramètres → Facturation, au mois ou à l’année (2 mois gratuits). Vous payez le premier utilisateur et chaque siège supplémentaire avec licence; les clients et les dossiers sont illimités. Si personne ne s’abonne avant la fin de l’essai, l’espace de travail passe en lecture seule : tout le monde peut encore se connecter, consulter, exporter et supprimer, mais la création et la modification sont bloquées jusqu’à ce que quelqu’un s’abonne. Rien n’est supprimé automatiquement. Vous pouvez annuler depuis Paramètres → Facturation. Vous gardez un accès complet jusqu’à la fin de la période payée; ensuite, l’espace de travail passe en lecture seule de la même façon.

Exportation et suppression des données

Vos données peuvent repartir avec vous en tout temps : • Exportation d’un client : les administrateurs peuvent télécharger une copie JSON des renseignements personnels d’un client depuis sa fiche, y compris l’identité, les notes, les réponses aux questionnaires, les formulaires, les métadonnées des documents, les réservations et les paiements. Elle sert aussi aux demandes d’accès. • Exportation d’un dossier : téléchargez un dossier en ZIP depuis sa page de modification, avec les détails du dossier, la fiche de chaque client, les réponses aux questionnaires, les PDF d’IRCC remplis et les documents téléversés. Les exportations de clients et de dossiers sont inscrites au journal d’audit. Les dossiers fermés (par le personnel ou à la décision finale) sont conservés six ans, comme l’exige le CCIC; ensuite, un administrateur peut détruire un dossier, et la destruction est inscrite dans un registre de destruction. Le propriétaire peut supprimer tout l’espace de travail depuis les Paramètres après avoir confirmé qu’il détient une sauvegarde conforme aux exigences du Collège, ou vous pouvez écrire à privacy@dossierly.ca pour nous demander de le supprimer.

Toujours bloqué?

Écrivez-nous ce que vous tentiez de faire et ce que vous avez vu. Les captures d’écran aident, mais n’envoyez pas de documents de clients par courriel.