1. Entente
En créant un compte, en rejoignant l’espace d’un cabinet, en ouvrant une session sur le portail client, ou en soumettant une réservation publique, vous acceptez les présentes conditions générales et la politique de confidentialité. Si vous n’êtes pas d’accord, n’utilisez pas Dossierly. Si vous acceptez au nom d’un cabinet, vous confirmez avoir le pouvoir de lier ce cabinet. Pour certains utilisateurs, il s’agit d’un contrat d’adhésion ; nous avons cherché un langage clair. Les documents externes (politique de confidentialité et avenant de traitement) sont portés à votre attention par ces conditions, les liens et les cases à cocher du produit. Un administrateur du cabinet accepte l’avenant à la création de l’espace, ou plus tard dans Réglages. Les mises à jour importantes de cet avenant exigent une nouvelle acceptation par un administrateur. Si un administrateur n’accepte pas dans les sept jours suivant la publication, l’espace passe en lecture seule jusqu’à l’acceptation. Ce clic constitue le contrat écrit de sous-traitance. Une copie contresignée est facultative.
2. À qui s’appliquent ces conditions
Les Solutions Yuzu Inc. exploite Dossierly. Un « cabinet » est l’organisation qui détient un espace de travail. Le « personnel » désigne les utilisateurs du cabinet (propriétaire, administrateurs, membres et personnel de comptabilité). Un « client » ou une « personne qui réserve » utilise le portail ou la page de réservation publique d’un cabinet. Le client a une relation avec le cabinet, et non un mandat professionnel avec Les Solutions Yuzu Inc. Les articles qui imposent des devoirs professionnels, d’indemnisation ou de paiement à un « cabinet » s’appliquent aux cabinets et à leur personnel. Ils n’imposent pas ces devoirs aux clients, sauf les règles d’utilisation acceptable et d’exactitude qui s’appliquent à tous.
3. Le service
Dossierly est un logiciel de gestion de pratique : dossiers clients, questionnaires, préparation de formulaires, dépôt de documents, portail client (y compris la messagerie sécurisée entre le cabinet et ses clients), calendrier, réservation publique, contrats et signature électronique, paiements de consultation, finances facultatives (factures, paie, banque et partenaires) et comptabilité facultative. Le personnel peut connecter Google Agenda ou Outlook, ainsi que Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom pour les liens de réunion. Un cabinet peut connecter Square ou Stripe pour encaisser les honoraires, Sage Business Cloud Comptabilité pour reporter les factures fiscales, et la connexion Google ou Microsoft pour le personnel et, si le cabinet l’active, le portail client. Les Solutions Yuzu Inc. facture le logiciel au cabinet via Stripe lorsqu’un forfait payant s’applique. Le courriel transactionnel, lorsqu’il est configuré, est envoyé par Resend. Il est sortant seulement : les réponses à ces courriels ne sont ni reçues ni conservées dans Dossierly. L’hébergement applicatif est chez Vercel, avec des fonctions serveur à Montréal; le système d’enregistrement est Supabase au Canada. Les Solutions Yuzu Inc. fournit le logiciel. Les fonctions peuvent changer. Nous pouvons en ajouter, modifier ou retirer, avec un préavis raisonnable lorsque c’est possible. Nous ne garantissons pas qu’une édition de formulaire, un portail gouvernemental ou une API tierce demeurera disponible.
4. Aucun conseil d’immigration ni relation professionnelle
Les Solutions Yuzu Inc. ne fournit pas de conseils, de représentation ni de services juridiques en immigration. Elle n’est pas membre du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté et n’est pas un cabinet d’avocats. Elle n’est pas affiliée à IRCC ni au MIFI. Rien dans le logiciel, les formulaires générés, les courriels ou ces conditions ne crée de relation consultant-client, avocat-client ou fiduciaire avec Les Solutions Yuzu Inc. Le personnel doit réviser chaque formulaire et chaque dépôt. Les Solutions Yuzu Inc. ne garantit aucun résultat en immigration ni l’acceptation d’un formulaire par une autorité. Les clients s’adressent uniquement au cabinet pour les services professionnels. Toute réclamation liée aux conseils, dépôts, délais, refus ou honoraires est une affaire entre le client et le cabinet, sauf dans la mesure où une loi impérative rend Les Solutions Yuzu Inc. responsable de ses propres actes comme fournisseur de logiciel.
5. Comptes et identifiants
Les comptes du personnel sont destinés aux personnes autorisées par un cabinet. Vous devez fournir des renseignements exacts, garder vos identifiants confidentiels et aviser promptement le cabinet en cas de perte d’accès. Le cabinet est responsable des personnes qu’il invite et du rôle qu’il attribue. Le personnel peut se connecter avec un courriel et un mot de passe, Google ou Microsoft. Les clients créent un mot de passe du portail ou, si le cabinet l’active, se connectent avec Google ou Microsoft. Ce n’est pas un compte du personnel. Les personnes qui réservent un rendez-vous créent une fiche client dans l’espace du cabinet. Nous pouvons suspendre un compte dont nous croyons raisonnablement qu’il est utilisé sans autorisation, en violation des présentes conditions, ou d’une façon qui menace la sécurité du service ou d’autres utilisateurs. Le cabinet demeure responsable de l’activité sous ses comptes du personnel.
6. Responsabilités et instructions du cabinet
Le cabinet est responsable de sa pratique en immigration, y compris les mandats, les conseils, les devoirs du Collège (ou du barreau), et ses obligations de confidentialité envers ses clients (y compris la Loi 25 du Québec et la LPRPDE le cas échéant). Le cabinet décide quels renseignements clients recueillir et combien de temps les conserver. Il doit obtenir un consentement valable lorsque la loi l’exige (y compris un consentement exprès pour les renseignements sensibles), n’utiliser le produit qu’à des fins professionnelles licites, configurer l’accès, décider quels clients peuvent voir chaque conversation de messagerie sécurisée (la conversation principale d’un dossier commence avec le demandeur principal seulement ; le personnel ajoute explicitement les codemandeurs), et réaliser toute EFVP que la loi exige du cabinet lorsqu’il adopte ce système ou communique des renseignements hors Québec. Les Solutions Yuzu Inc. traite les renseignements clients à titre de fournisseur de services selon les instructions documentées du cabinet — soit l’utilisation du produit, la configuration, la politique de confidentialité et l’avenant de traitement accepté dans le produit par un administrateur. Le cabinet garantit que ses instructions sont licites et qu’il a l’autorité et les consentements requis. Les Solutions Yuzu Inc. peut refuser une instruction qui violerait la loi et en informera le cabinet.
7. Utilisation par les clients
Si vous ouvrez le portail d’un cabinet ou réservez via sa page, vous communiquez des renseignements à ce cabinet pour la gestion de votre dossier ou rendez-vous. Les Solutions Yuzu Inc. les héberge et les traite pour exploiter le produit. Vous n’engagez pas Les Solutions Yuzu Inc. Vous ne devez soumettre que des renseignements que vous êtes autorisé à fournir. Ne partagez le mot de passe du portail que selon les instructions du cabinet. Ne publiez pas les pages de réservation publiquement. Lorsque le cabinet offre la messagerie sécurisée dans son portail client, utilisez-la — et non le courriel — pour envoyer vos questions et renseignements sur votre dossier. Les messages sont visibles par le personnel du cabinet et par les clients que le cabinet ajoute à la conversation ; le portail indique qui peut voir chaque conversation. Si vous avez déjà accès au portail, vous pouvez entamer une conversation générale avec le cabinet avant même l’ouverture d’un dossier. Un message envoyé ne peut pas être modifié. Le cabinet peut caviarder un message, et cette action est consignée. Les messages font partie du dossier client du cabinet et sont conservés, exportés et détruits avec lui. Le courriel vous indique seulement qu’un message attend ; connectez-vous au portail pour le lire. Les réponses aux courriels d’avis ne sont pas reçues. Pour votre sécurité, le portail vous déconnecte après une période d’inactivité. Les questions sur votre dossier, votre rendez-vous ou les honoraires du cabinet doivent être adressées au cabinet. L’analytique facultative est décrite dans la politique de confidentialité et est désactivée tant que vous ne l’acceptez pas.
8. Contrats et signatures électroniques
Un cabinet peut envoyer des contrats (par exemple un mandat) à ses clients pour signature électronique dans Dossierly. Le contrat lie le cabinet et le signataire; Les Solutions Yuzu Inc. n’y est pas partie et n’en vérifie pas le contenu. Avant de signer, le signataire doit consentir à signer électroniquement. Il saisit ensuite son nom ou trace une signature. Dossierly consigne la signature, le moment du consentement et de la signature, le texte de consentement affiché, l’adresse IP et l’agent utilisateur du navigateur du signataire, ainsi qu’une empreinte du document signé. Ces éléments appuient la validité de la signature en vertu de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information du Québec, de la partie 2 de la LPRPDE et des lois provinciales comparables sur le commerce électronique. Ne signez pas à la place d’une autre personne. Les liens de signature sont personnels : ne les transférez pas. Le cabinet est responsable de vérifier l’identité du signataire dans la mesure exigée par ses règles professionnelles et de décider si une signature électronique convient à un document donné.
9. Utilisation acceptable
Il est interdit de : • Sonder, perturber ou surcharger le service, ou tenter de contourner la sécurité • Utiliser le compte d’une autre personne ou l’accès au portail sans autorisation • Téléverser des logiciels malveillants ou du contenu que vous n’avez pas le droit de partager • Utiliser le produit pour envoyer du pourriel ou induire en erreur IRCC, le MIFI ou une autorité • Revendre ou sous-licencier le logiciel, sauf accord écrit de Les Solutions Yuzu Inc. Nous pouvons enquêter sur un usage suspect et collaborer avec un cabinet ou les autorités lorsque la loi l’exige. Nous pouvons retirer ou désactiver un contenu que nous croyons raisonnablement illégal ou menaçant pour la sécurité du service.
10. Frais
Les Solutions Yuzu Inc. peut facturer Dossierly aux cabinets selon une commande, un forfait ou une facture distincts, perçus via Stripe Billing lorsqu’un forfait payant s’applique. Les abonnements payants se renouvellent automatiquement chaque mois ou chaque année (l’intervalle choisi par le cabinet) jusqu’à ce qu’un administrateur annule dans Paramètres → Facturation. L’annulation prend effet à la fin de la période payée en cours ; l’espace devient alors en lecture seule à moins que le cabinet ne se réabonne. Les changements de sièges et le prorata suivent ce que Facturation affiche dans le produit. Les avis de période d’essai au personnel du cabinet comprennent un lien de désabonnement. En l’absence de forfait payant, nous pouvons tout de même offrir un accès à l’essai ou en accès anticipé et introduire des frais avec un avis aux administrateurs du cabinet. Les honoraires qu’un invité ou un client paie pour une consultation sont facturés par le cabinet (via Square ou Stripe, lorsque le cabinet en connecte un). Les Solutions Yuzu Inc. n’est pas partie à ce mandat et n’est pas le commerçant inscrit pour ces honoraires, sauf écrit contraire. Les remboursements et annulations suivent la politique d’annulation du cabinet affichée à la réservation. Les rétrofacturations et litiges de paiement pour les honoraires perçus par le cabinet sont entre l’invité, le cabinet et le fournisseur de paiement. Les factures Sage reportées depuis le produit sont les propres écritures comptables du cabinet chez Sage ; Les Solutions Yuzu Inc. n’est pas le comptable du cabinet.
11. Propriété intellectuelle
Les Solutions Yuzu Inc. et ses concédants de licence détiennent Dossierly, y compris le logiciel, le design et la documentation. Ces conditions ne transfèrent aucun droit de propriété. Le cabinet et ses clients conservent leurs droits sur le contenu qu’ils soumettent. Le cabinet accorde à Les Solutions Yuzu Inc. une licence limitée pour héberger, traiter et afficher ce contenu uniquement afin de fournir le service, y compris via des sous-traitants. Les formulaires IRCC et MIFI restent la propriété de ces autorités. Le produit aide à les remplir ; il ne remplace pas les instructions officielles.
12. Confidentialité
Les renseignements personnels sont traités comme le décrit la politique de confidentialité, qui fait partie de ces conditions. Les données applicatives principales sont hébergées au Canada, et les fonctions serveur de l’application s’exécutent à Montréal. Certains sous-traitants (réseau périphérique et journaux de Vercel, courriel, facturation Stripe, et Google, Microsoft, Zoom, Square, Stripe Connect ou Sage lorsqu’ils sont utilisés) peuvent traiter des renseignements hors du Canada, y compris aux États-Unis (et, pour Sage, généralement au Royaume-Uni), comme l’explique la politique de confidentialité. L’analytique facultative est désactivée tant qu’elle n’est pas acceptée. Le cabinet est l’organisation responsable des renseignements du dossier client. Les Solutions Yuzu Inc. est fournisseur de services pour ces renseignements et est responsable des renseignements de compte du personnel qu’elle utilise pour exploiter le service.
13. Services de tiers
Dossierly fonctionne grâce à des sous-traitants que Les Solutions Yuzu Inc. a liés par des addendas sur le traitement des données : Supabase (base de données, authentification et fichiers au Canada), Vercel (hébergement applicatif et journaux), Resend (courriel transactionnel lorsque l’envoi est configuré) et Stripe Billing lorsque le cabinet s’abonne. L’analytique facultative Vercel est désactivée tant qu’elle n’est pas acceptée. Le produit peut aussi se connecter à des tiers que le cabinet ou un membre du personnel active, notamment la connexion Google (personnel et, si le cabinet l’active, le portail client), Google Agenda et Meet, Outlook, Microsoft Teams, Zoom Meetings, Square ou Stripe pour les paiements de consultation, et Sage Business Cloud Accounting. Ces intégrations relèvent des propres conditions du titulaire du compte avec chaque fournisseur. Activer une connexion constitue l’instruction du cabinet de communiquer les renseignements concernés à ce fournisseur. Les Solutions Yuzu Inc. n’est pas responsable des actes, contenus, sécurité ou pannes d’un tiers, sauf dans la mesure où la loi n’autorise pas cette limitation ou où la panne est causée par une faute intentionnelle ou lourde de Les Solutions Yuzu Inc.
14. Extension de navigateur Dossierly pour IRCC
Le personnel titulaire peut installer l’extension facultative Dossierly pour IRCC pour copier des données de dossier depuis un espace de cabinet vers des pages de portails représentants d’IRCC. L’extension fait partie de Dossierly et est assujettie aux présentes conditions et à la politique de confidentialité. L’extension ne se connecte qu’aux API de Dossierly et, lorsque le personnel utilise le remplissage, aux pages de portail qu’il ouvre. Elle offre uniquement des étapes d’aperçu et d’application; elle ne soumet pas de demandes à IRCC, au MIFI ni à une autorité. Le cabinet et son personnel demeurent responsables de la révision de chaque champ, de la conduite professionnelle et de tout dépôt effectué dans un portail gouvernemental. La connexion exige un compte du personnel avec siège licencié et un identifiant d’extension autorisé. Le cabinet instruit Les Solutions Yuzu Inc. de traiter les renseignements clients par l’extension lorsque son personnel l’utilise pour un dossier. L’usage abusif (y compris tenter de contourner la sécurité, utiliser le compte d’une autre personne ou induire en erreur une autorité) est interdit par les règles d’utilisation acceptable. L’extension est distribuée par les magasins de navigateurs ou le chargement local selon ce que Les Solutions Yuzu Inc. met à disposition. Elle n’est ni commanditée ni approuvée par IRCC ou le MIFI.
15. Exclusions de garantie
Le service est fourni « tel quel » et « selon disponibilité », sauf les garanties qu’une loi impérative ne permet pas d’exclure. Nous ne garantissons pas qu’il sera ininterrompu, sans erreur, ni que les formulaires générés sont complets, à jour ou acceptés par une autorité. Dans toute la mesure permise par la loi, nous excluons les garanties implicites de qualité marchande, d’adaptation à un usage particulier et d’absence de contrefaçon. Les consommateurs du Québec conservent toute garantie légale de qualité à laquelle ils ne peuvent renoncer.
16. Limitation de responsabilité
Le présent article s’applique dans toute la mesure permise par la loi. Il n’exclut ni ne limite la responsabilité pour faute intentionnelle ou lourde, pour décès ou blessures corporelles lorsque cela ne peut être exclu, ni toute responsabilité qu’une loi impérative (y compris la Loi sur la protection du consommateur du Québec et le Code civil du Québec) ne permet pas de limiter. Il ne constitue pas une renonciation à des dommages-intérêts légaux ou à des sanctions réglementaires auxquels on ne peut renoncer. Sous réserve de l’alinéa précédent, Les Solutions Yuzu Inc. n’est pas responsable des pertes de profits, de données, d’interruption d’activités, ni des dommages indirects, accessoires, spéciaux ou consécutifs, même si nous avons été avisés de leur possibilité. Sous réserve du même alinéa, notre responsabilité totale liée au service est limitée aux frais que le cabinet nous a payés pour le logiciel au cours des douze mois précédant la réclamation, ou à 1 000 $ CA si aucun frais n’a été payé. Clients et personnes qui réservent : le rôle de Les Solutions Yuzu Inc. est d’héberger un logiciel pour le cabinet. Sauf lorsqu’une loi impérative prévoit autrement, vous vous adressez au cabinet pour les pertes découlant de ses services. Les consommateurs conservent les droits impératifs auxquels le droit local ne leur permet pas de renoncer.
17. Indemnisation (cabinets seulement)
Le cabinet défendra et indemnisera Les Solutions Yuzu Inc. ainsi que ses administrateurs, dirigeants et personnel contre les réclamations, dommages et frais juridiques raisonnables découlant : de l’utilisation du service par le cabinet ; de ses conseils, dépôts ou conduite professionnelle en immigration ; du contenu soumis par le cabinet ou ses clients ; du défaut d’obtenir un consentement requis ou d’exécuter ses devoirs comme organisation responsable des dossiers clients ; d’un service de tiers activé par le cabinet ou son personnel ; ou de la violation de ces conditions par le cabinet — sauf dans la mesure où la réclamation est causée par une faute intentionnelle ou lourde de Les Solutions Yuzu Inc. Le présent article n’oblige pas un client à indemniser Les Solutions Yuzu Inc.
18. Droits impératifs des consommateurs et de la vie privée
Rien dans ces conditions n’enlève les droits qu’une loi impérative accorde à un consommateur, y compris en vertu de la Loi sur la protection du consommateur du Québec, ni les droits que la LPRPDE ou la Loi 25 du Québec accordent à une personne et auxquels on ne peut renoncer. Si vous êtes un consommateur qui transige avec un cabinet via une réservation ou le portail client, les règles d’annulation, de remboursement et professionnelles du cabinet s’appliquent à ce mandat. Ces conditions ne font pas de Les Solutions Yuzu Inc. le vendeur de la consultation.
19. Suspension et fin
Un cabinet peut cesser d’utiliser le service en tout temps. Le propriétaire de l’espace peut supprimer l’espace dans Réglages après avoir confirmé qu’il détient une sauvegarde conforme aux exigences du Collège; la suppression annule l’abonnement et purge immédiatement et définitivement les fiches et fichiers du cabinet, comme le décrit la politique de confidentialité, sous réserve des cycles de sauvegarde. Elle est irréversible. Le cabinet devrait exporter les dossiers qu’il doit conserver avant de supprimer son espace. Nous pouvons suspendre ou mettre fin à l’accès en cas de frais impayés (lorsqu’un forfait payant s’applique), de violation de ces conditions, si nous croyons raisonnablement que l’accès continu menace la sécurité du service ou d’autrui, ou si nous cessons le produit. Nous aviserons les administrateurs dans un délai raisonnable lorsque c’est possible, sauf action immédiate requise pour la sécurité ou la loi. Si nous cessons le produit, nous donnerons aux administrateurs du cabinet un préavis d’au moins 90 jours. Avant la fin de l’accès, nous remettrons à chaque cabinet une exportation complète des données de son espace — fiches clients, documents, réponses aux questionnaires, messages sécurisés, contrats et preuves de signature, rendez-vous et registres financiers — dans des formats couramment utilisés, que le cabinet conservera comme archive, notamment pour respecter son obligation de conservation de six ans envers le Collège. Nous ne supprimerons pas les données d’un cabinet avant que cette exportation ait été mise à sa disposition. Les dispositions destinées à survivre (propriété intellectuelle, exclusions, limites de responsabilité, indemnisation, confidentialité et droit applicable) survivent à la fin.
20. Modifications de ces conditions
Nous pouvons mettre à jour ces conditions pour refléter des changements de produit, de droit ou de sécurité. La date de « Dernière mise à jour » changera alors. Les changements importants seront signalés dans le produit ou aux administrateurs lorsque c’est possible. L’usage continu après la date d’entrée en vigueur vaut acceptation des conditions mises à jour, sauf lorsque la loi exige un nouveau consentement ou interdit de traiter le silence comme une acceptation. Nous n’utiliserons pas une clause de modification pour imposer une obligation qu’une loi impérative de protection du consommateur interdit. Les changements importants à l’avenant de traitement exigent une nouvelle acceptation dans le produit par un administrateur du cabinet. Tous les utilisateurs voient un résumé de ces changements sur le tableau de bord. Si un administrateur n’accepte pas dans les sept jours, l’espace passe en lecture seule jusqu’à l’acceptation. Ce verrouillage ne supprime pas les données.
21. Droit applicable
Ces conditions sont régies par les lois de la province de Québec et les lois fédérales du Canada qui s’y appliquent, sans égard aux règles de conflit de lois qui renverraient à un autre droit. Les tribunaux du Québec, district de Montréal, ont compétence exclusive sur les différends entre un cabinet (ou son personnel) et Les Solutions Yuzu Inc. au sujet du service, sauf que nous pouvons demander une injonction ou une mesure équivalente devant tout tribunal compétent pour protéger le service ou la propriété intellectuelle. Les consommateurs conservent tout for ou droit impératif auquel ils ne peuvent renoncer, y compris au Québec.
22. Langue
Les présentes conditions, la politique de confidentialité et l’avenant relatif au traitement des données sont disponibles en français et en anglais (et en espagnol pour commodité). La version française est mise à votre disposition avant l’acceptation : si vous utilisez l’interface dans une autre langue, un lien vers la version française figure à côté de chaque case à cocher. Comme l’exige l’article 55 de la Charte de la langue française pour les contrats d’adhésion, la version française est remise en premier. Si, après qu’elle a été mise à votre disposition, vous choisissez d’accepter la version anglaise, vous le faites à votre volonté expresse, et la version anglaise vous lie alors; les deux versions sont destinées à avoir le même sens. Lorsqu’une règle impérative donne priorité à la version française, celle-ci prévaut. L’espagnol n’est qu’une traduction de commodité et ne lie pas.
23. Divisibilité et intégralité
Si un tribunal juge une partie de ces conditions inapplicable, le reste demeure en vigueur. Ces conditions, la politique de confidentialité, l’avenant de traitement accepté pour l’espace et tout bon de commande constituent l’entente intégrale entre vous et Les Solutions Yuzu Inc. au sujet du logiciel. Elles ne modifient pas le mandat distinct du cabinet avec ses clients.
24. Contact
Questions sur les présentes conditions : Les Solutions Yuzu Inc. — privacy@dossierly.ca (Adrien Yvin, responsable de la protection des renseignements personnels). Siège social : Unité 508, 80, rue Prince, Montréal (Québec) H3C 2M8 Numéro d’entreprise du Québec (NEQ) : 1182303132 Si vous êtes client d’un cabinet, adressez-vous à ce cabinet pour votre dossier, votre réservation ou le mandat du cabinet.