1. Acuerdo
Al crear una cuenta, unirse al espacio de una firma, iniciar sesión en el portal del cliente o enviar una reserva pública, usted acepta estos Términos y condiciones y la Política de privacidad. Si no está de acuerdo, no use Dossierly. Si acepta en nombre de una firma, confirma que tiene autoridad para vincular a esa firma. Para algunos usuarios se trata de un contrato de adhesión; hemos procurado un lenguaje claro. Los documentos externos (incluida la Política de privacidad y el Addendum de tratamiento de datos) se ponen en su conocimiento mediante estos términos, los enlaces y las casillas del producto. Un administrador acepta el addendum al crear el espacio, o más tarde en Ajustes. Las actualizaciones materiales de ese addendum exigen una nueva aceptación por un administrador. Si un administrador no acepta en los siete días siguientes a la publicación, el espacio queda en solo lectura hasta que acepte. Ese clic es el contrato escrito de encargado. Una copia firmada en papel es opcional.
2. A quién aplican estos términos
Les Solutions Yuzu Inc. opera Dossierly. Una «firma» es la organización consultora que tiene un espacio de trabajo. El «personal» son los usuarios de la firma (propietario, administradores, miembros y personal de contabilidad). Un «cliente» o «invitado» usa el portal o la página pública de reserva de una firma. El cliente tiene relación con la firma, no un contrato profesional con Les Solutions Yuzu Inc. Las cláusulas que imponen deberes profesionales, de indemnización o de pago a una «firma» aplican a las firmas y a su personal. No imponen esos deberes a los clientes, salvo las reglas de uso aceptable y exactitud que aplican a todos.
3. El servicio
Dossierly es software de gestión de práctica: registros de clientes, cuestionarios, preparación de formularios, carga de documentos, portal del cliente (incluida la mensajería segura entre la firma y sus clientes), calendario, reserva pública, contratos y firma electrónica, pagos de consulta, finanzas opcionales (facturas, nómina, banco y socios) y contabilidad opcional. El personal puede conectar Google Calendar u Outlook, y Google Meet, Microsoft Teams o Zoom para los enlaces de reunión. Una firma puede conectar Square o Stripe para cobrar honorarios, Sage Business Cloud Accounting para registrar facturas fiscales, y el inicio de sesión con Google o Microsoft para el personal y, si la firma lo activa, el portal del cliente. Les Solutions Yuzu Inc. factura el software a la firma a través de Stripe cuando aplica un plan de pago. El correo transaccional, cuando está configurado, se envía por Resend. Es solo saliente: las respuestas a esos correos no se reciben ni se guardan en Dossierly. El alojamiento de la aplicación está en Vercel, con funciones de servidor en Montreal; el sistema de registro es Supabase en Canadá. Les Solutions Yuzu Inc. provee el software. Las funciones pueden cambiar. Podemos añadir, modificar o retirar funciones con un aviso razonable cuando sea práctico. No garantizamos que una edición de formulario, un portal gubernamental o una API de terceros siga disponible.
4. Sin asesoramiento de inmigración ni relación profesional
Les Solutions Yuzu Inc. no presta asesoramiento, representación ni servicios jurídicos de inmigración. No es miembro del College of Immigration and Citizenship Consultants ni un bufete. No está afiliada a IRCC ni al MIFI. Nada en el software, los formularios generados, los correos o estos términos crea una relación consultor-cliente, abogado-cliente o fiduciaria con Les Solutions Yuzu Inc. El personal debe revisar cada formulario y cada presentación. Les Solutions Yuzu Inc. no garantiza resultados de inmigración ni que una autoridad acepte un formulario generado. Los clientes se dirigen solo a la firma para servicios profesionales. Cualquier reclamación por asesoramiento, presentaciones, demoras, negativas u honorarios es un asunto entre el cliente y la firma, salvo en la medida en que una ley imperativa haga responsable a Les Solutions Yuzu Inc. de sus propios actos como proveedor de software.
5. Cuentas y credenciales
Las cuentas del personal son para personas autorizadas por una firma. Debe proporcionar información exacta, mantener las credenciales en confidencialidad y avisar a la firma si pierde el acceso. La firma es responsable de a quién invita y qué rol asigna. El personal puede iniciar sesión con correo y contraseña, Google o Microsoft. Los clientes crean una contraseña del portal o, si la firma lo activa, inician sesión con Google o Microsoft. Esa no es una cuenta de personal. Quienes reservan una cita crean un registro de cliente en el espacio de la firma. Podemos suspender una cuenta que razonablemente creamos que se usa sin autorización, en incumplimiento de estos términos, o de un modo que ponga en riesgo la seguridad del servicio u otros usuarios. La firma sigue siendo responsable de la actividad bajo sus cuentas de personal.
6. Responsabilidades e instrucciones de la firma
La firma es responsable de su práctica de inmigración, incluidos mandatos, asesoramiento, deberes del College (o del colegio de abogados) y obligaciones de privacidad hacia sus clientes (incluida la Ley 25 de Quebec y PIPEDA cuando apliquen). La firma decide qué información de clientes recopilar y cuánto tiempo conservarla. Debe obtener consentimiento válido cuando la ley lo exija (incluido consentimiento expreso para información sensible), usar el producto solo con fines profesionales lícitos, configurar el acceso, decidir qué clientes pueden ver cada conversación de mensajería segura (la conversación principal de un expediente empieza solo con el solicitante principal; el personal añade explícitamente a los cosolicitantes) y completar cualquier evaluación de impacto que la ley exija a la firma al adoptar este sistema o comunicar información fuera de Quebec. Les Solutions Yuzu Inc. trata la información de clientes como proveedor de servicios según las instrucciones documentadas de la firma: el uso del producto, la configuración, la Política de privacidad y el Addendum de tratamiento aceptado en el producto por un administrador. La firma garantiza que sus instrucciones son lícitas y que tiene la autoridad y los consentimientos necesarios. Les Solutions Yuzu Inc. puede rechazar una instrucción que infrinja la ley e informará a la firma.
7. Uso por clientes e invitados
Si inicia sesión en el portal del cliente de una firma o reserva en su página, entrega información a esa firma para gestionar su expediente o cita. Les Solutions Yuzu Inc. aloja y trata esa información para operar el producto. Usted no contrata a Les Solutions Yuzu Inc. Solo debe enviar información que esté autorizado a proporcionar. No comparta la contraseña del portal salvo según indique la firma. Las páginas de reserva se identifican con tokens difíciles de adivinar; no las publique. Cuando la firma ofrezca mensajería segura en su portal del cliente, úsela —y no el correo— para enviar preguntas e información sobre su expediente. Los mensajes son visibles para el personal de la firma y para los clientes que la firma añada a esa conversación; el portal muestra quién puede ver cada conversación. Si ya tiene acceso al portal, puede iniciar una conversación general con la firma incluso antes de que se abra un expediente. Los mensajes enviados no se pueden editar. La firma puede censurar un mensaje, y esa acción queda registrada. Los mensajes forman parte del expediente del cliente en la firma y se conservan, exportan y destruyen con él. El correo solo le avisa de que hay un mensaje; inicie sesión en el portal para leerlo. Las respuestas a los correos de aviso no se reciben. Por su seguridad, el portal cierra su sesión tras un periodo de inactividad. Las preguntas sobre su expediente, cita u honorarios de la firma deben dirigirse a la firma. La analítica opcional se describe en la Política de privacidad y está desactivada salvo que usted la acepte.
8. Contratos y firmas electrónicas
Una firma puede enviar contratos (por ejemplo un contrato de representación) a sus clientes para firma electrónica en Dossierly. El contrato es entre la firma y el firmante; Les Solutions Yuzu Inc. no es parte de él ni verifica su contenido. Antes de firmar, el firmante debe consentir firmar electrónicamente. Luego escribe su nombre o dibuja una firma. Dossierly registra la firma, el momento del consentimiento y de la firma, el texto de consentimiento mostrado, la dirección IP y el user-agent del navegador del firmante, y una huella del documento firmado. Esos registros respaldan la validez de la firma según la Ley sobre el marco jurídico de las tecnologías de la información de Quebec, la parte 2 de PIPEDA y leyes provinciales comparables de comercio electrónico. No firme por otra persona. Los enlaces de firma son personales: no los reenvíe. La firma es responsable de verificar la identidad del firmante en la medida que exijan sus normas profesionales y de decidir si una firma electrónica es adecuada para un documento.
9. Uso aceptable
No puede: • Sondear, interrumpir o sobrecargar el servicio, ni intentar eludir la seguridad • Usar la cuenta de otra persona o el acceso al portal sin autorización • Cargar malware o contenido que no tenga derecho a compartir • Usar el producto para enviar spam o inducir a error a IRCC, MIFI o cualquier autoridad • Revender o sublicenciar el software salvo acuerdo escrito de Les Solutions Yuzu Inc. Podemos investigar un uso sospechoso y cooperar con una firma o con las autoridades cuando la ley lo exija. Podemos retirar o desactivar contenido que razonablemente creamos ilícito o que amenace la seguridad del servicio.
10. Honorarios
Les Solutions Yuzu Inc. puede cobrar a las firmas por Dossierly según un pedido, plan o factura aparte, cobrado a través de Stripe Billing cuando aplica un plan de pago. Las suscripciones de pago se renuevan automáticamente cada mes o cada año (el intervalo que eligió la firma) hasta que un administrador cancele en Ajustes → Facturación. La cancelación surte efecto al final del período pagado en curso; el espacio pasa entonces a solo lectura salvo que la firma se vuelva a suscribir. Los cambios de asientos y el prorrateo siguen lo que muestra Facturación en el producto. Los avisos de prueba al personal de la firma incluyen un enlace para darse de baja. Si no hay un plan de pago, aún podemos ofrecer acceso de prueba o de acceso anticipado e introducir tarifas con aviso a los administradores de la firma. Los honorarios que un invitado o cliente paga por una consulta los cobra la firma (a través de Square o Stripe, cuando la firma conecta uno). Les Solutions Yuzu Inc. no es parte de ese encargo ni es el comercio de registro de esos honorarios salvo que un escrito aparte lo indique. Los reembolsos y cancelaciones siguen la política de cancelación de la firma mostrada al reservar. Las devoluciones de cargo y las disputas de pago de honorarios cobrados por la firma son entre el invitado, la firma y el proveedor de pago. Las facturas Sage registradas desde el producto son los propios registros contables de la firma con Sage; Les Solutions Yuzu Inc. no es el contable de la firma.
11. Propiedad intelectual
Les Solutions Yuzu Inc. y sus licenciantes son dueños de Dossierly, incluido el software, el diseño y la documentación. Estos términos no transfieren la propiedad. La firma y sus clientes conservan sus derechos sobre el contenido que envían. La firma otorga a Les Solutions Yuzu Inc. una licencia limitada para alojar, tratar y mostrar ese contenido solo para prestar el servicio, incluso a través de subencargados. Los formularios de IRCC y MIFI siguen siendo de esas autoridades. El producto ayuda a completarlos; no sustituye las instrucciones oficiales.
12. Privacidad
La información personal se trata como describe la Política de privacidad. Esa política forma parte de estos términos. Los datos principales de la aplicación se alojan en Canadá, y las funciones de servidor de la aplicación se ejecutan en Montreal. Algunos subencargados (la red perimetral y los registros de Vercel, el correo, la facturación Stripe, y Google, Microsoft, Zoom, Square, Stripe Connect o Sage cuando se usan) pueden tratar información fuera de Canadá, incluso en Estados Unidos (y, para Sage, normalmente en el Reino Unido), como explica la Política de privacidad. La analítica opcional está desactivada hasta que se acepte. La firma es la organización responsable de la información personal del expediente. Les Solutions Yuzu Inc. es proveedor de servicios de esa información y es responsable de la información de cuenta del personal que usa para operar el servicio.
13. Servicios de terceros
Dossierly funciona con subencargados que Les Solutions Yuzu Inc. ha obligado mediante anexos de tratamiento de datos: Supabase (base de datos, autenticación y archivos en Canadá), Vercel (alojamiento de la aplicación y registros), Resend (correo transaccional cuando el envío está configurado) y Stripe Billing cuando la firma se suscribe. La analítica opcional de Vercel está desactivada hasta que se acepte. El producto también puede conectarse a terceros que la firma o un miembro del personal active, incluidos el inicio de sesión con Google (personal y, si la firma lo activa, el portal del cliente), Google Calendar y Meet, Outlook, Microsoft Teams, Zoom Meetings, Square o Stripe para pagos de consulta, y Sage Business Cloud Accounting. Esas integraciones se rigen por los términos propios del titular de la cuenta con cada proveedor. Activar una conexión es la instrucción de la firma de comunicar la información relacionada a ese proveedor. Les Solutions Yuzu Inc. no es responsable de los actos, contenidos, seguridad o interrupciones de un tercero, salvo en la medida en que la ley no permita esa limitación o la interrupción se deba a dolo o falta grave de Les Solutions Yuzu Inc.
14. Extensión de navegador Dossierly for IRCC
El personal autorizado puede instalar la extensión opcional Dossierly for IRCC para copiar datos de expediente desde un espacio de firma a páginas de portales representantes de IRCC. La extensión forma parte de Dossierly y está sujeta a estos términos y a la Política de privacidad. La extensión solo se conecta a las API de Dossierly y, cuando el personal usa las funciones de llenado, a las páginas de portal que abre. Ofrece solo pasos de vista previa y aplicación; no presenta solicitudes a IRCC, MIFI ni a ninguna autoridad. La firma y su personal siguen siendo responsables de revisar cada campo, de la conducta profesional y de cualquier presentación en un portal gubernamental. Conectar la extensión requiere una cuenta de personal con asiento con licencia y un ID de extensión permitido. La firma instruye a Les Solutions Yuzu Inc. a tratar la información de clientes a través de la extensión cuando su personal la usa para un expediente. El uso indebido (incluido intentar eludir la seguridad, usar la cuenta de otra persona o inducir a error a una autoridad) está prohibido por las reglas de uso aceptable. La extensión se distribuye por tiendas de navegadores o carga local según lo que Les Solutions Yuzu Inc. ponga a disposición. No está patrocinada ni respaldada por IRCC o MIFI.
15. Exenciones
El servicio se ofrece «tal cual» y «según disponibilidad», salvo las garantías que una ley imperativa no permita excluir. No garantizamos que sea ininterrumpido, sin errores, ni que los formularios generados estén completos, actualizados o sean aceptados por una autoridad. En la máxima medida permitida por la ley, excluimos las garantías implícitas de comerciabilidad, idoneidad para un fin particular y no infracción. Los consumidores de Quebec conservan cualquier garantía legal de calidad a la que no puedan renunciar.
16. Limitación de responsabilidad
Esta sección aplica en la máxima medida permitida por la ley. No excluye ni limita la responsabilidad por dolo o falta grave, por muerte o lesiones corporales cuando no pueda excluirse, ni cualquier responsabilidad que una ley imperativa (incluida la Ley de protección del consumidor de Quebec y el Código Civil de Quebec) no permita limitar. No renuncia a daños legales ni a sanciones regulatorias a las que no se pueda renunciar. Sujeto al párrafo anterior, Les Solutions Yuzu Inc. no es responsable de lucro cesante, pérdida de datos, interrupción del negocio ni daños indirectos, incidentales, especiales o consecuentes, aunque se nos hubiera avisado de su posibilidad. Sujeto al mismo párrafo, nuestra responsabilidad total derivada del servicio se limita a las tarifas que la firma nos pagó por el software en los doce meses anteriores a la reclamación, o CAD 1.000 si no se pagaron tarifas. Clientes e invitados: el rol de Les Solutions Yuzu Inc. es alojar software para la firma. Salvo cuando una ley imperativa disponga otra cosa, usted se dirige a la firma por las pérdidas derivadas de sus servicios. Los consumidores conservan los derechos imperativos que la ley local no les permite renunciar.
17. Indemnización (solo firmas)
La firma defenderá e indemnizará a Les Solutions Yuzu Inc. y a sus directores, oficiales y personal frente a reclamaciones, daños y costas legales razonables derivadas de: el uso del servicio por la firma; su asesoramiento, presentaciones o conducta profesional de inmigración; el contenido que la firma o sus clientes envíen; el incumplimiento de obtener un consentimiento requerido o de cumplir sus deberes como organización responsable de los expedientes; un servicio de terceros que la firma o su personal haya activado; o el incumplimiento de estos términos por la firma — salvo en la medida en que la reclamación se deba a dolo o falta grave de Les Solutions Yuzu Inc. Esta sección no exige que un cliente o invitado indemnice a Les Solutions Yuzu Inc.
18. Derechos imperativos del consumidor y de privacidad
Nada en estos términos quita derechos que una ley imperativa otorga a un consumidor, incluso bajo la Ley de protección del consumidor de Quebec, ni derechos que PIPEDA o la Ley 25 de Quebec otorgan a una persona y a los que no se puede renunciar. Si usted es un consumidor que trata con una firma mediante una reserva o el portal del cliente, las reglas de cancelación, reembolso y profesionales de la firma aplican a ese encargo. Estos términos no convierten a Les Solutions Yuzu Inc. en el vendedor de la consulta.
19. Suspensión y terminación
Una firma puede dejar de usar el servicio en cualquier momento. El propietario del espacio puede eliminarlo desde Ajustes tras confirmar que tiene una copia de seguridad que cumple los requisitos del College; la eliminación cancela la suscripción y purga de inmediato y de forma permanente los registros y archivos de la firma, como describe la Política de privacidad, sujeto a los ciclos de copia de seguridad. No se puede deshacer. La firma debería exportar los expedientes que deba conservar antes de eliminar. Podemos suspender o terminar el acceso si hay tarifas impagas (cuando aplique un plan de pago), si se incumplen estos términos, si razonablemente creemos que el acceso continuo amenaza la seguridad del servicio u otros, o si discontinuamos el producto. Avisaremos a los administradores con un plazo razonable cuando sea práctico, salvo acción inmediata necesaria por seguridad o por ley. Si discontinuamos el producto, daremos a los administradores de la firma un aviso de al menos 90 días. Antes de que termine el acceso, entregaremos a cada firma una exportación completa de los datos de su espacio — registros de clientes, documentos, respuestas a cuestionarios, mensajes seguros, contratos y pruebas de firma, citas y registros financieros — en formatos de uso común, para que la firma la conserve como archivo, incluso para cumplir su obligación de conservación de seis años ante el College. No eliminaremos los datos de una firma antes de que esa exportación se haya puesto a su disposición. Las cláusulas que deban sobrevivir (propiedad intelectual, exenciones, límites de responsabilidad, indemnización, privacidad y ley aplicable) sobreviven a la terminación.
20. Cambios a estos términos
Podemos actualizar estos términos para reflejar cambios de producto, legales o de seguridad. La fecha de «Última actualización» cambiará entonces. Los cambios materiales se señalarán en el producto o a los administradores cuando sea práctico. El uso continuado después de la fecha de vigencia es aceptación de los términos actualizados, salvo cuando la ley exija un nuevo consentimiento o prohíba tratar el silencio como aceptación. No usaremos una cláusula de cambio para imponer una obligación que una ley imperativa de consumo prohíba. Los cambios materiales al anexo de tratamiento de datos exigen una nueva aceptación en el producto por un administrador de la firma. Todos los usuarios ven un resumen de esos cambios en el panel. Si un administrador no acepta en siete días, el espacio queda en solo lectura hasta que acepte. Ese bloqueo no elimina datos.
21. Ley aplicable
Estos términos se rigen por las leyes de la provincia de Quebec y las leyes federales de Canadá aplicables allí, sin tener en cuenta las normas de conflicto de leyes que remitieran a otro derecho. Los tribunales de Quebec, distrito de Montreal, tienen jurisdicción exclusiva sobre las controversias entre una firma (o su personal) y Les Solutions Yuzu Inc. sobre el servicio, salvo que podamos solicitar medidas cautelares o equivalentes en cualquier tribunal competente para proteger el servicio o la propiedad intelectual. Los consumidores conservan cualquier fuero o derecho imperativo al que no puedan renunciar, incluso en Quebec.
22. Idioma
Estos términos, la Política de privacidad y el anexo de tratamiento de datos están disponibles en francés e inglés (y en español por comodidad). La versión francesa se pone a su disposición antes de aceptar: si usa la interfaz en otro idioma, junto a cada casilla aparece un enlace a la versión francesa. Como exige el artículo 55 de la Carta de la lengua francesa de Quebec para los contratos de adhesión, la versión francesa se entrega primero. Si, después de que se pone a su disposición, usted elige aceptar la versión inglesa, lo hace por su voluntad expresa, y la versión inglesa le obliga entonces; ambas versiones pretenden tener el mismo sentido. Cuando una norma imperativa da prioridad a la versión francesa, esta prevalece. El español es solo una traducción de conveniencia y no obliga.
23. Divisibilidad y acuerdo íntegro
Si un tribunal declara inaplicable una parte de estos términos, el resto sigue vigente. Estos términos, la Política de privacidad, el Addendum de tratamiento aceptado para el espacio y cualquier pedido son el acuerdo íntegro entre usted y Les Solutions Yuzu Inc. sobre el software. No modifican el mandato aparte de la firma con sus clientes.
24. Contacto
Preguntas sobre estos términos: Les Solutions Yuzu Inc. — privacy@dossierly.ca (Adrien Yvin, responsable de privacidad). Domicilio social: Unidad 508, 80 rue Prince, Montréal, Quebec H3C 2M8 Número de empresa de Quebec (NEQ): 1182303132 Si es cliente de una firma, contacte a esa firma para su expediente, reserva o el mandato de la firma.